Khi người đứng đầu trực tiếp truyền nghề
Theo kế hoạch, lớp Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ hành chính văn phòng có 40 cán bộ, viên chức tham gia học tập. Điều đáng chú ý là trong giờ giảng của PGS, TS Đoàn Triệu Long, ngoài học viên chính thức của lớp, còn có nhiều cán bộ của các đơn vị trong Học viện chủ động tham dự, trong đó có lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Ban Quản lý đào tạo, bồi dưỡng, lãnh đạo Ban Tổ chức cán bộ và cán bộ ở nhiều vị trí công tác khác nhau.
Sự có mặt của những cán bộ đang trực tiếp đảm nhiệm công tác quản lý, tham mưu, hành chính, tổ chức và đào tạo tạo nên một không khí lớp học đặc biệt. Không phải một buổi phổ biến nghiệp vụ đơn thuần, đây thực sự trở thành một không gian trao đổi nghề nghiệp, nơi những vấn đề tưởng như rất quen thuộc trong công việc hằng ngày được nhìn nhận từ góc độ sâu hơn, hệ thống hơn và chuyên nghiệp hơn.
Không khí giờ giảng với sự tham gia của học viên lớp bồi dưỡng và cán bộ, lãnh đạo một số đơn vị trong Học viện.
Đặc biệt, việc Giám đốc Học viện trực tiếp đứng lớp cho cán bộ mang một ý nghĩa rất riêng. Đó là hình ảnh người đứng đầu không chỉ lãnh đạo bằng chủ trương, định hướng và quyết định, mà còn trực tiếp chia sẻ tri thức, kinh nghiệm, phương pháp làm việc; gần gũi với cán bộ và cùng cán bộ giải quyết những vấn đề rất cụ thể của công việc.
Không chỉ dạy nghiệp vụ, mà dạy cách tư duy
Với phong cách giảng dạy gần gũi, sinh động, giàu tính thực tiễn và luôn đặt người học vào những tình huống cụ thể, PGS, TS Đoàn Triệu Long bắt đầu từ Tầm nhìn và Sứ mệnh của mái Trường Đảng mang tên Bác ở miền Trung - Tây Nguyên cũng như khát vọng về việc xây dựng Học viện chuẩn mực, hiện đại, giàu bản sắc trường Đảng trong tương lai rồi đặt một câu hỏi tưởng đơn giản nhưng hàm chứa bản chất của công tác văn phòng: “Lãnh đạo và cán bộ văn phòng cần làm gì?”.
Những nội dung trả lời được thầy gợi mở không chỉ nêu lên vị trí, chức năng và trách nhiệm của công tác văn phòng mà quan trọng hơn, gieo vào người học tình yêu và ý thức trách nhiệm đối với Học viện từ góc nhìn và vị trí của cán bộ làm công tác Văn phòng. Văn phòng không chỉ là nơi xử lý giấy tờ, công văn hay tổ chức các điều kiện phục vụ hoạt động của cơ quan; đó còn là bộ phận tổ chức, điều phối, kết nối, tham mưu và bảo đảm cho hoạt động lãnh đạo, quản lý được thông suốt, hiệu quả.
Từ đó, thầy nhấn mạnh những phẩm chất cần có của người làm công tác văn phòng: cẩn thận, tỉ mỉ, có chiều sâu; biết suy nghĩ, trăn trở trước khi hành động; nhận thức đúng bản chất và cơ sở của vấn đề; chủ động tìm kiếm nhiều phương án và lựa chọn phương án tối ưu.
Một thông điệp được PGS,TS Đoàn Triệu Long nhấn mạnh xuyên suốt là: “Hãy TƯ DUY trước khi HÀNH ĐỘNG”. Đó không chỉ là một lời khuyên về phương pháp làm việc, mà còn là yêu cầu đối với người cán bộ trong môi trường công vụ hiện đại: trước một nhiệm vụ phải biết đặt câu hỏi, xác định bản chất vấn đề, dự liệu tình huống, cân nhắc các phương án, chuẩn bị phương án dự phòng và lựa chọn cách làm hiệu quả nhất.
PGS, TS Đoàn Triệu Long trực tiếp trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và phương pháp làm việc với học viên.
Từ một nét bút trên bảng đến một phương pháp quản trị công việc
Một trong những hình ảnh để lại ấn tượng tại buổi học là khi PGS, TS Đoàn Triệu Long trực tiếp đứng trước bảng, phác họa ma trận công việc theo hai tiêu chí “quan trọng” và “cấp bách”. Từ sơ đồ trực quan, thầy cùng học viên trao đổi về cách nhận diện, sắp xếp và ưu tiên công việc.
PGS, TS Đoàn Triệu Long trực tiếp trao đổi, hướng dẫn học viên về phương pháp sắp xếp, ưu tiên công việc.
Chỉ bằng những đường nét đơn giản, bài học về quản trị thời gian và công việc trở nên gần gũi, dễ hình dung: làm việc nhiều không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả; làm việc chăm chỉ không thay thế cho làm việc thông minh - tức biết lập kế hoạch, biết lựa chọn đúng việc, đúng thời điểm; có kỹ năng uỷ thác, giao nhiệm vụ; huy động nguồn lực và dành nguồn lực cho những nhiệm vụ cốt lõi và thực sự tạo ra giá trị.
Từ quản trị công việc cá nhân, bài học được mở rộng và cụ thể hoá đối với đội ngũ cán bộ. Đó là việc thoát khỏi vai chuyên gia, trở về với vai trò người đứng đầu Học viện, Giám đốc Đoàn Triệu Long yêu cầu đối với các tổ chức và cá nhân phải họp bàn để xây dựng KPI, lập kế hoạch công việc của năm, quý, tháng và từng tuần; từ đó, chuẩn hóa quy trình, quy đồng mẫu số những công việc thường xuyên, ứng dụng công nghệ và từng bước tự động hóa những công việc có tính lặp lại, để cán bộ có thêm thời gian dành cho những nhiệm vụ cần tư duy, sáng tạo và quyết định.
Lễ tân, giao tiếp - nơi văn hóa Học viện được nhìn thấy
Từ câu chuyện nghiệp vụ, PGS, TS Đoàn Triệu Long chuyển sang một lĩnh vực có vẻ mềm mạinhưng lại đòi hỏi cả một nghệ thuật và chiều sâu khoa học; quyết định rất lớn đến hình ảnh của một cơ quan: giao tiếp và ứng xử.
Theo thầy, mỗi cán bộ làm công tác hành chính, văn phòng, lễ tân đều là một “điểm chạm” góp phần tạo dựng hình ảnh của cơ quan. Một ánh mắt, nét mặt, nụ cười, cách chào hỏi, cách lắng nghe hay một câu nói đúng lúc đều có thể tạo nên ấn tượng về con người và văn hóa của Học viện.
Thầy gợi mở mỗi cán bộ cần chủ động xây dựng “ngân hàng” những câu hỏi, cách diễn đạt và tình huống giao tiếp phù hợp, kể cả những cách giới thiệu về đất nước, về thành phố Đà Nẵng và về con người Học viện Chính trị khu vực III với khách đến thăm và làm việc.
Một cách diễn đạt rất riêng được thầy chia sẻ về phong cách của người Học viện III: “Học viện III chân thành đến mức CHÂN CHẤT, thật lòng đến mức THẬT THÀ”. Đó không chỉ là cách nói vui, mà có thể trở thành một nét đẹp văn hóa; để từ đó đưa ra yêu cầu có tính bắt buộc và người cán bộ Học viện nhất thiết phải xây dựng: chân thành nhưng phải chuyên nghiệp, thật thà nhưng đòi hỏi tinh tế, gần gũi mà hướng tới chuẩn mực.
Thầy cũng lưu ý mỗi cán bộ phải vượt qua những “rào cản tâm lý” như ngại đám đông, tự ti về bản thân để giao tiếp tự tin hơn. Trong ứng xử, cần biết khích lệ, động viên và góp ý đúng cách bằng câu châm ngôn “Ta khen ngợi lớn tiếng, ta khiển trách nhẹ nhàng” - một thông điệp ngắn gọn nhưng giàu tính nhân văn.
Người cán bộ chuyên nghiệp phải biết tạo dựng hình ảnh
Một nội dung được PGS, TS Đoàn Triệu Long nhấn mạnh là ý thức tạo dựng hình ảnh cá nhân gắn với hình ảnh của tổ chức. Thầy nhấn mạnh “Hình ảnh của bạn phản chiếu nội tâm của bạn; nhưng mặt khác hình ảnh của bạn chính là một mảnh ghép để tạo dựng nên hình ảnh của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh”; và “Bảo vệ hình ảnh bản thân - từ hình thức lẫn lời ăn, tiếng nói chính là bảo vệ những giá trị chung của Học viện”.
Trong giao tiếp, con người không chỉ giao tiếp bằng lời nói. Ánh mắt, nét mặt, nụ cười, tư thế, cử chỉ, trang phục, thái độ và cả sự im lặng đều truyền tải thông điệp. “Ngay cả khi bạn không nói gì cũng có nghĩa là bạn đang nói”.
Thông điệp ấy đặc biệt có ý nghĩa đối với cán bộ Học viện - những người thường xuyên tiếp xúc với học viên, khách mời, các cơ quan, đơn vị và đối tác. Mỗi người, ở vị trí của mình, đều góp phần tạo nên hình ảnh chung của Học viện Chính trị khu vực III.
Từ phương pháp đến bản lĩnh nghề nghiệp
Bên cạnh kỹ năng giao tiếp và quản trị công việc, thầy đặc biệt lưu ý yêu cầu linh hoạt, kịp thời và bản lĩnh trong xử lý tình huống. Người cán bộ văn phòng phải có khả năng chịu áp lực, bình tĩnh trước những tình huống phát sinh và luôn đặt lợi ích chung, hiệu quả công việc lên trên hết.
Cùng với đó là yêu cầu xây dựng tác phong chuyên nghiệp, mô hình hóa công việc, chuẩn hóa những công việc thường xuyên và từng bước ứng dụng công nghệ, “robot hóa” những công việc hằng ngày để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả.
Một thông điệp khác để lại nhiều suy ngẫm là tinh thần dấn thân và trách nhiệm: trong công việc, muốn tạo ra sự thay đổi và giá trị mới, người cán bộ phải dám làm, dám chịu trách nhiệm, dám vượt qua giới hạn của chính mình và sẵn sàng cống hiến.
Người lãnh đạo cũng là người thầy, người truyền nghề
Qua gần 4 tiếng chia sẻ, có thể nhận thấy sự kết hợp giữa tư duy khoa học, kinh nghiệm quản lý và phương pháp sư phạm của PGS, TS Đoàn Triệu Long, đặc biệt trong những vấn đề rất gần gũi nhưng có ý nghĩa thiết thực đối với công tác hành chính, văn phòng, lễ tân, giao tiếp và văn hóa công sở.
Điều đáng quý là thầy không truyền đạt theo cách áp đặt, mà thường bắt đầu từ một câu hỏi, một tình huống, một câu chuyện hoặc một vấn đề thực tế để người học tự suy nghĩ, tự nhận diện và tự tìm ra cách giải quyết. Đó là cách truyền nghề bằng tư duy, truyền kinh nghiệm bằng trải nghiệm và truyền cảm hứng bằng chính sự tâm huyết với công việc.
Việc người đứng đầu Học viện trực tiếp tham gia giảng dạy, chia sẻ kinh nghiệm và phương pháp làm việc với cán bộ không chỉ có ý nghĩa về chuyên môn, mà còn thể hiện tinh thần gần gũi, trách nhiệm và nêu gương trong xây dựng đội ngũ. Ở đó, người lãnh đạo cũng là người thầy, người truyền nghề và truyền cảm hứng để mỗi cán bộ tự nâng cao chất lượng công việc của mình.
Từ một giờ học đến một thông điệp về văn hóa Trường Đảng
Với sứ mệnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý; nghiên cứu khoa học và tổng kết thực tiễn, góp phần xây dựng hệ thống chính trị tại khu vực miền Trung - Tây Nguyên, Học viện Chính trị khu vực III không chỉ cần một đội ngũ giỏi chuyên môn, mà còn cần một đội ngũ chuyên nghiệp trong tác phong, chuẩn mực trong giao tiếp, bản lĩnh trong xử lý công việc và tận tâm trong phục vụ.
Vì thế, những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ như lớp Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ hành chính văn phòng không chỉ nhằm bổ sung kỹ năng cho cán bộ, mà còn góp phần xây dựng văn hóa công vụ và văn hóa Trường Đảng.
Và có lẽ, điều đặc biệt nhất của buổi học không nằm ở số lượng kiến thức được ghi chép, mà ở những thay đổi trong cách nhìn về công việc, là cảm hứng cống hiến và sáng tạo được khơi mở sau giờ giảng.
Từ “tư duy trước khi hành động” đến biết lựa chọn việc quan trọng; từ kỹ năng giao tiếp đến ý thức tạo dựng hình ảnh; từ tác phong chuyên nghiệp đến mô hình hóa, chuẩn hóa công việc và ứng dụng công nghệ; từ yêu cầu “dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm” đến tinh thần phục vụ - tất cả cùng hướng tới một mục tiêu: mỗi cán bộ làm tốt hơn công việc của mình, để cả tổ chức vận hành tốt hơn và Học viện ngày càng chuyên nghiệp hơn.
Một giờ giảng khép lại. Trên bảng vẫn còn những nét bút về “quan trọng - cấp bách”, trong tâm trí người học còn những câu chuyện về nghề, về người và về cách làm việc.
Có những bài giảng kết thúc khi người thầy rời bục giảng. Nhưng cũng có những bài giảng tiếp tục sống trong cách người học suy nghĩ, ứng xử và làm việc mỗi ngày. Và giờ giảng của người Giám đốc Học viện hôm ấy là một giờ giảng như thế - một giờ giảng truyền nghề, truyền tư duy và truyền cảm hứng cho đội ngũ Học viện Chính trị khu vực III.
Ban Biên tập Cổng TTĐT
(Tin: Hồng Vinh; ảnh: Quang Hải)